In het kort: importeren uit China voor uw winkel gebeurt in 7 stappen: nauwkeurig bepalen wat u nodig hebt, de juiste leveranciers vinden en controleren, stalen goedkeuren, de productie starten en opvolgen, de kwaliteit controleren vóór vertrek, transport en douane regelen en de goederen in ontvangst nemen. De meeste problemen ontstaan doordat een stap werd overgeslagen of slecht voorbereid.
1. Nauwkeurig bepalen wat u nodig hebt
Alles begint met duidelijke specificaties. Hoe nauwkeuriger ze zijn, hoe minder onaangename verrassingen.
- het exacte product: materialen, afmetingen, kleuren, afwerking;
- de geplande hoeveelheid en uw budget per stuk;
- de gewenste levertermijn en het land van levering;
- de personalisatie: logo, etiket, verpakking;
- een foto of een link naar een referentieproduct.
Vage specificaties leiden tot offertes die niet te vergelijken zijn en tot producten die niet zijn wat u voor ogen had.
2. Leveranciers vinden en controleren
In China zijn er duizenden fabrieken en tussenpersonen. De uitdaging is niet ze te vinden, maar de juiste te vinden: die uw type product echt maken, op uw schaal en met een constante kwaliteit.
Controleer minstens of het bedrijf wettelijk bestaat, of het om een fabriek of een wederverkoper gaat, welke ervaring het heeft met uw product en of het de regels van uw markt kan naleven.
3. Stalen aanvragen en goedkeuren
Start nooit een productie zonder een staal in handen te hebben gehad. Alleen zo kunt u de werkelijke kwaliteit beoordelen: aanvoelen, naden, stevigheid, kleur, geur, verpakking. Eenmaal goedgekeurd wordt het staal de referentie waarmee de productie wordt vergeleken.
4. De productie starten en opvolgen
Na goedkeuring van het staal wordt de bestelling schriftelijk bevestigd: specificaties, hoeveelheden, prijs, termijnen, betalingsvoorwaarden en Incoterm. Gebruikelijk is een voorschot bij de start van de productie en het saldo vóór verzending. Door de productie regelmatig op te volgen, ziet u een vertraging of afwijking voordat het te laat is.
5. De kwaliteit controleren vóór vertrek
Dit is de belangrijkste stap, en de meest verwaarloosde. Een inspectie vóór verzending, in de fabriek uitgevoerd op een steekproef van de bestelling (volgens de AQL-methode), controleert of de goederen overeenkomen met het goedgekeurde staal. Wordt op dat moment een probleem vastgesteld, dan kan het nog worden verholpen. Zijn de goederen eenmaal aangekomen, dan wordt alles veel ingewikkelder.
6. Transport en douane regelen
Afhankelijk van het volume en de urgentie reizen de goederen per schip, vliegtuig of trein. Bij aankomst moeten ze worden ingeklaard: aangifte, eventuele douanerechten en btw bij invoer. Wie dat regelt, hangt af van de gekozen Incoterm. Bij een levering met betaalde rechten (DDP) is alles geregeld tot aan uw deur.
7. De goederen ontvangen en controleren
Controleer bij levering, vóór u tekent, het aantal colli, hun staat en een steekproef van de producten. Noteer elke afwijking meteen op de leveringsbon.
De meest gemaakte fouten
- alleen kiezen op de laagste prijs;
- goedkeuren zonder staal;
- alles betalen vóór de productie;
- de kwaliteitscontrole vóór verzending overslaan;
- douane- en transportkosten pas bij aankomst ontdekken.
Veelgestelde vragen
Moet u naar China om te importeren? Nee. Met een partner ter plaatse die de fabrieken controleert en de goederen inspecteert, kan alles op afstand worden geregeld.
Hoelang duurt een import? Dat hangt af van het product, de productie en de transportwijze. Elke offerte vermeldt een realistische termijn.
Kunt u kleine hoeveelheden importeren? Ja, afhankelijk van het product. De minimale bestelhoeveelheden (MOQ) verschillen van fabriek tot fabriek en zijn vaak onderhandelbaar.
Bronnen en nuttige links
- Belgische douane: finances.belgium.be (rubriek Douane en accijnzen)
- Franse douane: douane.gouv.fr
- Douanedatabank van de EU (TARIC): ec.europa.eu/taxation_customs
- Incoterms®-2020-regels: iccwbo.org
Algemene informatie, ter indicatie. Neem voor uw concrete situatie contact met ons op of raadpleeg een professional.
Hebt u een importproject? Beschrijf uw product en wij antwoorden met de eerste leveranciersopties. → Mijn klantenomgeving aanmaken